Qu’est ce que la gestion visuelle ?
La gestion visuelle est l’un de ces éléments essentiels de notre vie professionnelle et familiale, que beaucoup d’entre nous acceptent sans aucun doute et n’ont peut-être même pas remarqué. Mais une fois que vous aurez compris ce que l’on entend par gestion visuelle – et ce qu’elle comprend – vous la verrez partout !
La gestion visuelle est un ensemble de techniques pour communiquer sur les attentes, les performances, les normes ou les avertissements d’une manière qui nécessite peu ou pas de formation au préalable. Vous avez probablement déjà utilisé des dizaines d’outils de la gestion visuelle sans même vous en rendre compte.
Son objectif est de rendre l’information plus concrète, visible, perceptible au sein de l’entreprise. Il existe six catégories de gestion visuelle qui permettent un contrôle accru des normes, des performances et de la qualité. Cela commence par une simple communication des faits et va jusqu’à l’utilisation de contrôles visuels pour éviter les erreurs.
Les 6 catégories en gestion visuelle sont :
- Pour partager des informations
C’est quelque chose que vous verrez régulièrement sur votre lieu de travail par exemple le simple panneau d’affichage qui vous propose des résumés mensuels de performances, des résultats de sondages … Un autre exemple, que vous pouvez également utiliser est le codage couleur où le rouge est un avertissement, le jaune signifie être conscient et le vert signifie que tout va bien. L’essentiel ici est que chacun doit comprendre quelles informations sont communiquées par les couleurs, sans avoir à demander. Les définitions doivent être claires. S’il y a des questions, c’est qu’il ne s’agit pas de management visuel, mais juste de la décoration !
- Pour partager les normes
Il s’agira également de communiquer des informations, mais de manière régulière et normée. Par exemple si le siège social souhaite que les logos de chacune de ses filiales soient de couleur et police identiques. Ils enverraient donc des instructions écrites mais – et plus important encore – des visuels ou des codes couleurs détaillés. Dans ce cas, une image vaut tous les mots.
- Pour intégrer les normes
La prochaine étape après le partage des normes est leur intégration en rendant toute dérogation à ces normes difficile. Par exemple, inclure des modèles formatés que l’on pourrait utiliser pour créer des documents Microsoft Word ou PowerPoint. Un autre exemple serait un outil de planification visuelle qui montre quelles tâches doivent être faites quand, par qui et dans quel ordre. L’avantage étant qu’il n’y a pas de confusion quant aux priorités et que chacun sait ce qu’il a à faire et ce dont il a besoin.
- Pour prévenir des erreurs
Les « shadow boards » sont l’un des outils de management visuel les plus connus pour prévenir des erreurs. C’est un moyen très simple et visuel d’indiquer à tout le monde, sans communication préalable, où quelque chose doit aller. Ils avertissent également lorsque quelque chose manque, car il y a une ombre là où l’élément devrait être. Ils ne sont pas les seuls outils de gestion visuelle à fournir un avertissement, par exemple vous avez le voyant de carburant dans votre voiture et celui de batterie faible sur votre téléphone – les deux vous avertissent d’un problème qui se produira si aucune action immédiate n’est prise.
- Pour stopper les erreurs une fois qu’elles se produisent
La gestion visuelle peut être utilisée lorsqu’une erreur, une anomalie ou un problème s’est produit afin de fournir un avertissement et d’empêcher le problème de perdurer. Ces avertissements peuvent être manuels (par exemple lorsque la caissière d’un supermarché allume la lumière au-dessus de son comptoir afin d’appeler l’aide d’un supérieur), ou automatisés (par exemple un voyant rouge si votre ticket d’entrée n’a pas été accepté).
- Pour éviter les erreurs
La dernière catégorie en terme de gestion visuelle peut aussi être considérée comme une étape de correction d’erreurs. Elle vise à éviter qu’un problème ne se produise, plutôt que de simplement fournir des informations ou un avertissement sur lequel une personne doit agir. Par exemple les enveloppes à fenêtre utilisent le nom et l’adresse imprimés sur la lettre elle-même, empêchant l’inscription d’une mauvaise adresse à l’extérieur de l’enveloppe : Il est impossible que la lettre aille au mauvais destinataire, car il y a une indication visuelle claire de qui est le bon destinataire, et aucune autre alternative.
Vous l’aurez compris et pour résumer, la gestion visuelle présente de nombreux bénéfices pour l’entreprise, elle permet notamment de :
- Repérer rapidement les écarts, les tendances pour décider
- Mettre en avant les informations capitales
- Evaluer la pertinence des plans d’action
- Visualiser et améliorer l’efficacité des processus, et la performance organisationnelle
- Stimuler l’esprit créatif des équipes
- Mettre en place un travail collaboratif avec un partage d’informations
- Rendre la communication plus claire et simple, par un message explicite
